Code of Conduct – Einsatz von Künstlicher Intelligenz  bei Impulsara

1. Zweck

Dieser Kodex legt verbindliche Leitlinien für den verantwortungsvollen Einsatz von KI-Systemen im Kontext von Impulsara fest. Ziel ist, Vertrauen und Transparenz gegenüber Mitarbeitenden, Teilnehmenden und Kooperationspartnern zu fördern sowie sicherzustellen, dass KI-gestützte Systeme im Einklang stehen mit den Grundwerten von Impulsara: wertschätzende Zusammenarbeit, professionelle Weiterentwicklung, Mensch im Mittelpunkt.

2. Geltungsbereich

Dieser Kodex gilt für alle Mitarbeitenden, die bei Impulsara KI-Technologien entwickeln, erwerben, betreiben oder in ihrer Arbeit einsetzen. Er gilt ebenso für externe Dienstleister oder Kooperationspartner, wenn sie im Auftrag von Impulsara KI-Systeme bereitstellen oder nutzen.

3. Anwendungsbereiche

Unter „KI-Systemen“ verstehen wir automatisierte Systeme mit eindeutiger oder Teil-Automatisierung von Entscheidungs- oder Unterstützungsprozessen. Das kann z. B. sein: Chatbots, Assistenzsysteme, Text- oder Video-Generierung, Analyse-Tools für Lern- oder Organisationsdaten. Der Kodex differenziert den Einsatz nach Risiko und Zweck – in Anlehnung an die risikobasierte Einordnung des EU AI Act. (trail-ml.com)

4. Grundprinzipien

Im Einsatz von KI bei Impulsara gelten insbesondere folgende Prinzipien:

• Mensch-zentriertheit & Menschliche Aufsicht
  Die KI-Systeme unterstützen Menschen in ihrer Arbeit – eine vollständige Entmündigung durch Technik wird ausgeschlossen. Menschen behalten die Verantwortung und können Entscheidungen nachvollziehen oder übersteuern.
• Rechts- und Werte-Konformität
  Der Einsatz von KI erfolgt in Übereinstimmung mit geltendem Recht (insb. EU AI Act, Datenschutz, Diskriminierungsverbot) sowie den unternehmensinternen Werten von Impulsara. (Digitale Strategie Europa)
• Transparenz und Nachvollziehbarkeit
  Nutzer:innen müssen erkennen können, wann und wie KI-Systeme eingesetzt werden. Die Funktionsweise und Grenzen müssen offen kommuniziert sein.
• Datenschutz & Datenqualität
  Daten, die in KI-Systemen verwendet werden, müssen von hoher Qualität, angemessen geschützt und im Rahmen der geltenden Datenschutz- und Ethikstandards verarbeitet werden.
• Fairness & Nichtdiskriminierung
  KI-Systeme dürfen keine systematischen Verzerrungen (Bias) aufweisen, müssen möglichst inklusiv gestaltet sein und dürfen keine Benachteiligung von Personen oder Gruppen verursachen.
• Sicherheit & Robustheit
  Die eingesetzten KI-Systeme müssen zuverlässig, sicher gegenüber Fehlfunktionen oder Missbrauch sein, und werden regelmäßig geprüft und gewartet.
• Nachhaltigkeit & Verantwortung
  Der Einsatz von KI sollte ressourcenschonend erfolgen, und Impulsara übernimmt Verantwortung für Auswirkungen – sowohl im unmittelbaren Einsatz als auch mittel- und langfristig.

5. Risiko- und Einstufungsansatz

Analog zum EU AI Act unterscheidet Impulsara den Einsatz von KI nach Risikostufe. Nach jetzigem Stand werden keine Systeme mit hohem Risiko eingesetzt. Sollte dies doch der Fall sein, (z. B. Auswirkungen auf Grundrechte, Bildungserfolge, Personalentscheidungen) unterliegen diese Tools strengeren Vorgaben. (trail-ml.com) Jede KI-Anwendung wird vor Einführung einer Risikobewertung unterzogen, dokumentiert und regelmäßig überprüft.

6. Rollen und Verantwortlichkeiten

• Die Geschäftsführung trägt die Gesamtverantwortung für den KI-Einsatz bei Impulsara.
• Der KI-Beauftragte / die verantwortliche Stelle (intern) überwacht die Einhaltung dieses Kodex.
• Fachbereiche, die KI nutzen oder betreiben, sind für die korrekte Umsetzung und Einhaltung der Leitlinien verantwortlich – inklusive Dokumentation, Schulung der Mitarbeitenden, Monitoring.
• Mitarbeitende: Jede:r Nutzer:in muss mit dem Kodex vertraut sein und bei Zweifeln oder festgestellten Unregelmäßigkeiten dies melden.

7. Prozesse und Dokumentation

• Jede KI-Anwendung erhält eine Dokumentation, die Zweck, Verantwortlichkeiten, Datenbasis, Funktionsweise, Risikoanalyse, Kontrollmechanismen und den geplanten Einsatz beschreibt.
• Vor dem Einsatz erfolgt eine Risikobewertung (z. B. Auswirkungen auf Rechte oder Ziele von Lern- und Organisationsprozessen).
• Es wird eine Monitoring- und Review-Schleife eingerichtet: nach Einführung wird regelmäßig überprüft, ob die KI-Anwendung wie erwartet funktioniert, keine unbeabsichtigten Schäden erzeugt, und ob Anpassungen erforderlich sind.
• Meldung und Umgang mit Vorfällen: Es existiert ein Verfahren, nach dem Mitarbeitende oder externe Partner unerwartete Effekte, Fehler oder ethische Probleme melden können.
• Schulung & Sensibilisierung: Mitarbeitende werden in der sicheren, verantwortungsvollen Nutzung von KI geschult (z. B. Erkennen von Bias, Transparenzpflichten, Umgang mit Daten).

8. Kommunikation & Transparenz gegenüber Beteiligten

• Teilnehmende, Kund:innen oder Partner:innen müssen in geeigneter Form informiert werden, wenn KI-Unterstützungssysteme eingesetzt werden (z. B. Lernplattform-Assistenten, Chatbots).
• Es muss deutlich gemacht werden, dass eine KI beteiligt ist, welche Funktion sie übernimmt, welche Grenzen bestehen.
• Bei automatisierten Entscheidungen, die erhebliche Auswirkungen haben (z. B. Auswahlverfahren, Bewertungen), wird das Verfahren offengelegt und es gibt eine Möglichkeit zur menschlichen Überprüfung.

9. Qualitäts- und Ethikprüfung

• Vor der Einführung größerer KI-Projekte führt Impulsara eine Ethik- und Qualitätsprüfung durch (z. B. durch interne/externe Expertise).
• Es werden Kennzahlen und Indikatoren definiert, mit denen überprüft wird, ob das KI-System wie erwartet fair, nachvollziehbar, sicher arbeitet – und ob gegebenenfalls negative Effekte auftreten (z. B. Diskriminierung, Datenverzerrung, Nutzer:innen-Misstrauen).
• Die Ergebnisse werden dokumentiert und, soweit erforderlich, Maßnahmen zur Verbesserung beschlossen.

10. Umgang mit Drittanbietersystemen

• Werden KI-Systeme von Drittanbietern eingesetzt, prüft Impulsara, ob diese den hier definierten Leitlinien entsprechen bzw. ob vertraglich gesichert ist, dass diese Standards eingehalten werden (z. B. Datenqualität, Dokumentation, Rechteklärung).
• Bei externen Systemen gilt: klare Verantwortlichkeiten, Vertrags- und Haftungsregelungen, Sicherstellung von Transparenz und Kontrolle.

11. Verstöße & Folgen

• Verstöße gegen diesen Kodex werden intern geprüft. Abhängig vom Schweregrad können disziplinarische Maßnahmen ergriffen werden.
• Zusätzlich: Sollten durch den Einsatz von KI rechtliche oder regulatorische Pflichten (z. B. aus dem EU AI Act) verletzt werden und Schäden entstehen, wird Impulsara geeignete Maßnahmen ergreifen (Haftung, Schadenbegrenzung, Meldung an zuständige Stellen).

12. Weiterentwicklung des Kodex

• Dieser Kodex wird mindestens einmal jährlich überprüft und bei Bedarf angepasst (z. B. aufgrund neuer technischer Entwicklungen, regulatorischer Änderungen, Erkenntnissen aus der Praxis).
• Mitarbeitende haben die Möglichkeit, Vorschläge zur Verbesserung einzubringen.

Schlussbemerkung

Mit diesem Kodex verpflichtet sich Impulsara, den Einsatz von KI verantwortungsbewusst, transparent und wertorientiert zu gestalten. Wir wollen damit nicht nur regulatorischen Anforderungen genügen, sondern auch unser Selbstverständnis als Anbieter von professioneller Organisationsentwicklung stärken – im Bewusstsein, dass Lernen und menschliche Entwicklung im Zentrum stehen.